Krijg zicht op het huidige takenpakket
Om te zorgen dat jouw team optimaal wordt ingezet, moet je eerst weten waar het op dit moment misschien fout loopt. Daarvoor heb je een goed overzicht nodig van het huidige takenpakket.
Hoe krijg je hier zicht op? Er zijn meerdere mogelijkheden.
- Een makkelijke en snelle manier is door dit van tijd tot tijd te vragen aan je team. Al is dit niet echt een gestructureerde aanpak, het kan wel werken.
- Het is ook mogelijk om wekelijkse meetings op te zetten met je team, waarin besproken wordt wat de afgelopen week afgewerkt is van taken en wat voor de volgende week op de planning staat.
- Als je met een iets groter team werkt, of als je geen idee hebt hoe je dit kan aanpakken, is het altijd mogelijk een doorlichting te laten doen door een extern bureau. Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak, en biedt je een duidelijk overzicht van alle werkzaamheden en de manier waarop de taken op heden verdeeld zijn. De kans is groot dat er zelfs taken naar boven komen waarvan je niet eens wist dat iemand die voor zijn of haar rekening nam.
Eenmaal je zicht hebt op alle taken die er nodig zijn om je onderneming vlot te laten lopen, kan je per functie de taken gaan verdelen. Je stelt het best een functieprofiel op waarin je een overzicht geeft van de taken en verantwoordelijkheden. Dit verduidelijkt niet alleen de job voor je medewerker, maar ook voor de collega’s en jezelf als bedrijfsleider.
Breng de kwaliteiten van je medewerkers in kaart
Breng de aanwezige kwaliteiten in kaart. De taken en verantwoordelijkheden per functie is één ding, maar een goede taakverdeling houdt ook rekening met de sterktes en wensen van je medewerkers.
Let hierbij ook op dat er onder de verschillende teamleden een evenwichtige taakverdeling is. Vermijd dat de ene collega werk moet zoeken, terwijl de andere niet weet wat eerst gedaan. Houd hierbij niet enkel rekening met de hoeveelheid werk, maar ook met de eentonigheid en complexiteit van het takenpakket. Een evenwichtige taakverdeling verkleint de kans op een ongezonde werkdruk en daarmee ook op verzuimkosten.
Evalueer en stuur bij
Jouw bedrijf evolueert voortdurend, het takenpakket van je medewerkers dus ook. Evalueer daarom regelmatig de taakverdeling en stuur bij waar nodig. Bekijk of je nog steeds alle kwaliteiten in huis hebt die nodig zijn om alle taken succesvol uit te voeren. Indien niet, dan heb je misschien nieuwe medewerkers nodig of moeten de huidige medewerkers zich gaan bijscholen.
Graag wat hulp om deze tips toe te passen in de praktijk?
Onze deur staat voor je open! Stuur ons een berichtje en wij ontvangen je graag.
