Kostenoptimalisatie kmo voor meer winst
17 september 2021

Een succesvolle kmo runnen draait niet enkel om geld doen binnenkomen, maar ook om het geld dat er reeds is goed besteden. Een belangrijk onderdeel hiervan is kostenoptimalisatie. Hoewel meeste ondernemers meestal kijken naar hun directe kosten en hoe ze daarin kunnen snijden, valt niet te onderschatten hoeveel je kan winnen op indirecte kosten. Denk aan zaken zoals sociaal secretariaat, keuringen, energie, printwerk, tankkaarten, IT, telecom, bureaumateriaal, verzekeringen, … enzovoort. Maar hoe pak je de kostenoptimalisatie van dit soort zaken aan?

Kostenoptimalisatie kmo voor meer winst

Allereerst dien je je bewust te zijn van twee verschillende types kosten: “source-to-contract” en “procure-to-pay” kosten. Beiden vergen namelijk een andere manier van optimaliseren.

Het eerste type kosten dat je maakt, genaamd source-to-contract, start omdat het bedrijf iets van goederen of diensten nodig heeft en beslist om hiervoor een leverancier te zoeken en met deze leverancier een contract te onderhandelen.
Procure-to-pay daarentegen, start bij een individu in het bedrijf die iets nodig heeft. Denk aan de administratieve bediende die inkt, enveloppes en postzegels moet aankopen.

Deze laatste, de procure-to-pay processen, zijn niet van strategisch belang voor jouw bedrijf. Hier wil je dan ook zo weinig mogelijk tijd en geld in investeren. Om deze te optimaliseren, kan je deze processen best zoveel mogelijk gaan automatiseren. Het belangrijkste hierbij is om ervoor te zorgen dat niet elke medewerker gelijk waar materiaal kan bestellen. Centraliseer dus bij voorkeur de aankoopdienst en/of stel richtlijnen op.

De source-to-contract processen zijn aankoopprocessen die wél van strategisch belang zijn voor je bedrijf en die je dus maar beter even onder de loep kan nemen.

Breng je kosten in kaart

Begin met het in kaart brengen van al jouw kosten. Bekijk alle contracten zodat je weet welke tarieven en voorwaarden er afgesproken zijn. Een tweede stap is om periodiek de facturen te controleren. Het kan altijd gebeuren dat een leverancier een verkeerde factuur opstuurt, een korting vergeten toepassen is, of andere voorwaarden heeft toegepast.

Breng tijdens dit proces meteen ook je leveranciers in kaart. Misschien biedt een leverancier meerdere diensten aan die je nodig hebt, maar nu ergens anders afneemt. Door dit opnieuw te bekijken en extra diensten af te nemen bij één leverancier, kan je misschien betere voorwaarden onderhandelen.
Ga hiervoor ook eens ten rade bij je boekhouder. Een goede boekhouder kan je helpen met een duidelijk overzicht van jouw lopende contracten, directe kosten, indirecte kosten en jouw belangrijkste leveranciers.

Bekijk de eenheidsprijs

Onderhandel telkens een goede eenheidsprijs. Als je leverancier een “all-in-one” prijs voorstelt, dan bestaat de kans dat hij iets dubbel aanrekent of dat je betaalt voor iets waar je helemaal geen gebruik van maakt.

Ga zelf op zoek naar de beste opties en vergelijk

Vertrouw niet altijd op vertegenwoordigers die beweren dat ze je de beste prijs, de beste service & de beste voorwaarden bieden. Ga zelf op zoek: vergelijk de prijzen op de markt zodat je een geïnformeerde beslissing kan maken.
Krijg je ergens anders betere voorwaarden dan bij je huidige leverancier? Confronteer je huidige leverancier hiermee en vraag dezelfde voorwaarden. Wie weet levert het je een mooie heronderhandeling van je contract af.

Samen jouw opties bespreken?

Onze experts denken graag mee na over het optimaliseren van jouw kosten. Neem contact met ons op en dan drinken we binnenkort samen een kopje koffie!

businesseminar_growl-113